Українцям за кордоном стало значно простіше відновити втрачені свідоцтва або отримати витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (РАЦСівський реєстр), повідомляє Департамент Консульської служби МЗС України.
Завдяки Постанові Кабміну №66 від 24.01.2023 закордонні дипломатичні установи отримали право працювати безпосередньо з Державним реєстром актів цивільного стану громадян.
Це означає, що посольства й консульства можуть:
- проводити деякі дії у сфері реєстрації актів цивільного стану;
- повторно видавати свідоцтва (народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені, смерть);
- видавати витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, незалежно від того, де саме в Україні зберігається актовий запис.
Перелік закордонних установ, які мають доступ до Реєстру, поступово розширюється і публікується на офіційних ресурсах Мін’юсту, МЗС та Мінреінтеграції.
1. Що саме змінилося?
До 2023 року навіть якщо ти живеш за кордоном, за більшістю «РАЦС-питань» потрібно було:
- або летіти в Україну,
- або оформлювати довіреність на когось в Україні,
- або довго чекати обміну паперовими документами між консульством і органами ДРАЦС.
Тепер, завдяки Постанові №66:
European Business Association
- дипломатичні установи можуть працювати напряму в Реєстрі актів цивільного стану;
- повторні свідоцтва та витяги видаються:
- незалежно від місця складання актового запису;
- незалежно від місця зберігання паперової книги актів;
- незалежно від твого актуального місця проживання (живеш у Канаді — неважливо, де ти народився чи реєстрував шлюб в Україні).
2. Які документи тепер можна отримати в посольстві / консульстві?
Закордонні дипломатичні установи, які мають доступ до Реєстру, можуть:
Повторно видати свідоцтва:
- про народження;
- про шлюб;
- про розірвання шлюбу;
- про зміну імені;
- про смерть.
Видати витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян:
- про державну реєстрацію народження;
- про шлюб / розірвання шлюбу;
- про зміну імені;
- про смерть;
- інші види витягів, що передбачені законодавством.
3. Повторне свідоцтво: що це і коли воно потрібне?
Повторно видане свідоцтво — це не «дублікат для краси», а повноцінний документ, який має таку ж юридичну силу, як і свідоцтво, видане вперше.
Його видають, якщо:
- оригінал було:
- втрачено,
- викрадено,
- знищено (пожежа, потоп, війна тощо),
- сильно пошкоджено (нечитаємий текст, відсутні фрагменти);
- тобі потрібен «свіжий» документ для подання:
- до міграційних органів іншої країни,
- в суд,
- в банківські / нотаріальні процедури.
Важливо: повторне свідоцтво підтверджує той самий факт, що й первинне (народження, шлюб, смерть), просто видається ще раз, на підставі вже існуючого актового запису в Реєстрі.
4. Витяг з Державного реєстру: чим він відрізняється від свідоцтва?
Витяг з Реєстру — це офіційний документ, що містить розширену інформацію з актового запису. У ньому можуть указуватися деталі, яких немає у короткій формі свідоцтва.
Витяг зазвичай потрібен, коли:
- оформляєш спадщину;
- підтверджуєш родинні зв’язки (наприклад, для возз’єднання сім’ї, імміграційних справ);
- потрібно підтвердити зміну імені / прізвища;
- оформлюєш документи за кордоном, де органи хочуть детальніші дані, ніж просто «є факт народження/шлюбу».
Коротко:
- свідоцтво — це «класичний» документ, який ти показуєш у більшості ситуацій;
- витяг — більш деталізований документ, який корисний для складних юридичних / міграційних процедур.
5. Чи стосується це Канади та інших країн?
Так, стосується всіх країн, де українські закордонні дипломатичні установи отримали доступ до Реєстру.
Спочатку перелік включав кілька країн (Польща, Німеччина, Туреччина, Грузія, Казахстан і відповідні консульства).
У 2024 році МЗС повідомило, що доступ суттєво розширили — додалося ще 24 установи у 20 країнах, а загальна кількість установ з доступом до Реєстру майже подвоїлася.
Актуальний перелік:
- публікується на сайті Міністерства юстиції,
- а також у розділах новин / консульських питань на сайті МЗС України та окремих посольств.
Тобто, якщо ти живеш, наприклад, у Канаді, потрібно:
- Зайти на сайт посольства України в Канаді або консульства у своєму регіоні.
- Перевірити розділ «Консульські питання» → «Акти цивільного стану» або новини.
- Подивитися, чи вказано там, що установа має доступ до Держреєстру актів цивільного стану (зазвичай це прямо зазначають).
6. Як записатися в е-Чергу через «е-Консул»
Алгоритм загалом виглядає так (він узгоджується з офіційною інструкцією до електронної черги «е-Консул»):
Авторизація
- зайди на портал: https://id.e-consul.gov.ua/;
- авторизуйся (BankID, Mobile ID або інший доступний спосіб).
Вибір посольства / консульства
- обери країну й конкретну установу (наприклад, «Посольство України в …», «Генконсульство України в …»).
Обери послугу в е-Черзі
Звертай увагу на формулювання на кшталт:
- «Повторна видача свідоцтва про реєстрацію акту цивільного стану»;
- «Видача витягу з Державного реєстру актів цивільного стану».
Заповни форму
- ПІБ;
- контактні дані;
- коротко суть запиту (яке саме свідоцтво / витяг тобі потрібен);
- за потреби — дані про особу, щодо якої просиш документ (наприклад, дитина).
Обери дату і час візиту
- обери дату і час візиту з доступних віконець.
Отримай підтвердження
- отримай підтвердження (на email або у своєму кабінеті «е-Консул»).
У день прийому
Бери з собою:
- паспорт;
- за наявності — копію старого свідоцтва / фото / скан;
- інші наявні документи (рішення суду, зміна імені, шлюбні документи тощо).
На місці консул уточнить необхідні дані та розкаже про оплату консульського збору.
7. На що звернути увагу
Консульський збір
За повторну видачу свідоцтва / витягу стягується консульський збір відповідно до Положення про консульський збір (сума відрізняється залежно від країни й типу послуги).
Терміни оформлення
- Якщо інформація є в електронному Реєстрі й немає додаткових перевірок, документ можуть оформити відносно швидко.
- Якщо запис старий, неповний або потребує звірки з архівом — процес може затягнутися.
Апостиль / легалізація
- Якщо документ потрібен для органів іноземної держави, може знадобитися апостиль або консульська легалізація (залежить від країни).
- Уточнюй вимоги безпосередньо в установі тієї країни, куди подаєш документ.
Хто може подати заяву
Зазвичай:
- сам громадянин щодо себе;
- батьки щодо дитини;
- у визначених випадках — спадкоємці чи представники (за довіреністю).
8. Кому це особливо корисно
Ця новація дуже допомагає:
- тим, хто виїхав через війну і втратив документи;
- сім’ям з дітьми, які:
- загубили свідоцтва про народження,
- змінювали прізвище / ім’я;
- людям, які:
- оформлюють імміграційні / візові справи;
- потребують витягів для судів, спадкових справ;
- не мають можливості поїхати в Україну чи оформлювати довіреність.
Підсумок
Ключова ідея:
зараз українці за кордоном можуть отримати повторні свідоцтва та витяги з Державного реєстру актів цивільного стану без поїздки в Україну, напряму через ті посольства й консульства, які мають доступ до Реєстру.
Що варто зробити:
- Перевірити, чи має «твоє» посольство / консульство доступ до Реєстру (по офіційних сайтах МЗС / Мін’юсту).
- Зареєструватися в е-Черзі через портал «е-Консул».
- Прийти в установу з необхідними документами та оплатити консульський збір.