Як правильно зберігати податкові документи для перевірок?
Правильне зберігання податкових документів — це не просто бюрократична вимога, а ключовий елемент фінансової безпеки. Він може врятувати вас від штрафів, додаткових нарахувань та стресу під час аудиту CRA.
Головне правило: зберігайте всі податкові записи щонайменше 6 років з кінця податкового року, до якого вони відносяться.
Основні вимоги CRA до зберігання документів
Стандартний 6-річний період
- Всі податкові документи (згідно Income Tax Act, Excise Tax Act, Employment Insurance Act, CPP, Excise Act 2001) зберігайте протягом 6 років після закінчення відповідного року.
- Приклад: декларацію за 2024 рік, подану у 2025, слід зберігати до 31.12.2030.
Винятки з 6-річного правила
- Пізнє подання: 6 років рахуються від дати подання, а не від року.
- Активні спори: зберігайте всі документи до остаточного вирішення, навіть якщо це більше 6 років.
- Капітальні активи: документи про купівлю, продаж майна та акцій — 6 років після продажу.
- Розпуск корпорації: деякі документи — ще 2 роки після закриття.
Які документи обов'язково зберігати?
Для фізичних осіб:
- Копії податкових декларацій
- Notices of Assessment/Reassessment
- Т-форми (T4, T5 тощо)
- Квитанції про всі відрахування
- Медичні квитанції, довідки про страховки
- Квитанції від благодійних організацій + банківські підтвердження
- Щоденники робочих витрат, проїзні, чеки, запис про використання авто
Для бізнесу:
- Загальний журнал, книги доходів/витрат
- Банківські виписки і анульовані чеки
- Рахунки-фактури, квитанції продажів
- Документи про отримані та витрачені кошти
- Документи по зарплаті та відрахуваннях
- Записи по GST/HST
Для роботодавців:
- Інформація про працівників, зарплати, відпрацьовані години
- Утримані податки — зберігайте 6 років (фед.) або 3 (аб).
Електронне зберігання
- Формати — будь-які стандартні (PDF, Excel, jpeg тощо)
- Обов’язково забезпечити доступність для перевірки CRA
- Все має бути розшифровано/розблоковано для інспектора (не заблоковано паролем)
- Не втрачайте “оригінальність” скан-копій — вони мають бути повними, якісними, всі відомості й підписи читабельні
Після якісного сканування та backup паперові документи можна знищувати.
Резервне копіювання (backup) і безпека
- Завжди майте мінімум 3 копії: 1 основна + 2 резервні на різних носіях
- Хоча б одна з цих копій має зберігатися поза офісом/домом
- Використовуйте: зовнішні диски, NAS, хмарні сервіси (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
- Резервні копії обов'язково регулярно перевіряйте на працездатність
- Всі дані шифруйте, особливо при використанні хмарних сховищ
Організація й пошук
Для фізичних осіб та ФОП:
- Структуруйте за роками та категоріями
- Файл: “2024-03-15_Медичні_Стоматолог.pdf” — рекомендується формат ✓
- Окремі папки для T-форми, витрат, доходів, інвестицій
Для бізнесу:
- Ведення електронної бухгалтерії (QuickBooks, Xero) з автоматичним backup'ом
- Архівуйте попередні роки в окрему папку (“Архів понад 6 років”)
- Бухгалтерські ПЗ дозволяють інтегрувати банки, автоматизувати backup
Місце зберігання
- За замовчуванням — у Канаді, за місцем ведення бізнесу або проживання
- Якщо хочете зберігати поза Канадою — потрібно отримати письмовий дозвіл CRA!
- Хмарний сервіс має сервери, що дозволяють зберігати дані в Канаді
Фізичний захист
- Використовуйте вогнетривкі сейфи чи ящики
- Захищайте від води, світла, магнітних полів
- Уникайте надмірної вологості і температурних перепадів
Підготовка до аудиту
- CRA завжди запитує: декларації, NOA, рахунки, банківські виписки, чеки, квитанції, корпоративні протоколи
- Для бізнесу — всі щоденники і бухгалтерські документи
- Для підприємців — додаткові записи по витратах, дохід від кожного клієнта
Знищення старих документів
- Після закінчення 6-річного строку — можна знищувати (але уточнюйте щодо специфіки ваших активів)
- Для дострокового знищення — потрібен додатковий дозвіл (T137)
- Використовуйте професійне знищення (шредер чи спеціалізовану фірму)
Практичні поради для Калгарі
- Наприкінці року — створюйте резервні копії, готуйте архівування за рік
- В податковий сезон — готуючи декларацію, перевіряйте повноту поточного року й наявність усіх довідок
- Використовуйте локальні IT і бухгалтерські сервіси для консультування й налаштування backup'у
Висновок
Правильно організоване зберігання податкових документів — це впевненість у завтрашньому дні та безпроблемне спілкування з CRA. Інвестуйте трохи часу в системність і backup, і ваші фінанси будуть захищені на 100%.