Які документи потрібні для відкриття компанії?

Від моменту ухвалення рішення про започаткування власного бізнесу в Калгарі до першого дня роботи вашого підприємства пролягає довгий шлях підготовки та отримання необхідних документів. Неповний або некоректно оформлений пакет паперів може не лише затримати старт діяльності, а й спричинити чималі штрафи з боку профільних державних органів. Саме тому важливо заздалегідь розібратися, які документи слід зібрати, куди їх подавати та як уникнути найпоширеніших помилок. У цій статті розглянемо всі необхідні кроки та папери, починаючи з вибору організаційно-правової форми компанії та реєстрації в провінційному реєстрі Alberta Corporate Registry, і аж до отримання бізнес-номера та дозволів на ведення діяльності.

Вибір організаційно-правової форми

Першим етапом будь-якої підготовки є визначення організаційної структури компанії. У Канаді ви можете зареєструвати індивідуальне підприємництво (sole proprietorship), товариство (partnership) або корпорацію (corporation). Кожна з форм має свої особливості щодо відповідальності власників, оподаткування та вимог до корпоративного управління. У межах Альберти та її адміністративного центру Калгарі товариство й індивідуальне підприємництво реєструється через Alberta Registries, а корпорація — через Alberta Corporate Registry при Міністерстві юстиції та права Альберти. У процесі підготовки до реєстрації вам знадобляться назва компанії, адреса її головного офісу та дані засновників.

Підготовка назви компанії й NUANS-запит

У разі вибору форми корпорації слід пам’ятати, що назва має відповідати вимогам (не бути схожою на назву існуючого бізнесу, містити допустимі слова і закінчуватися Designation, як-от Ltd., Inc. чи Corp.). Щоб переконатися в унікальності назви, потрібно подати запит на NUANS – національну систему перевірки унікальності імен. NUANS-ліст (Confirmation Report) діє 90 днів, протягом яких слід завершити реєстрацію. Для створення запиту в NUANS достатньо зайти на онлайн-сервіс провінційного або федерального рівня й оплатити сервісний збір. Звіт у відповідь містить перелік схожих імен, і на його підставі управління в Альберті дозволяє зареєструвати вашу унікальну назву.

Статут і меморандум корпорації

Після позитивного висновку NUANS ви переходите до оформлення Статуту та Меморандуму корпорації (Articles of Incorporation і Memorandum of Association). У документах вказуються тип акцій, кількість виданих акцій, дані директорів і акціонерів, а також положення корпоративного управління. Для sole proprietorship або partnership замість цього кроку потрібно заповнити простіший реєстраційний формуляр, в якому вказуються прізвище, ім’я та адресу власника чи партнерів, загальна діяльність бізнесу та адреса для кореспонденції.

Подача документів до Alberta Corporate Registry

У пакеті, крім Статуту, Меморандуму та NUANS-звіту, повинні бути:

  • Копії документів, що посвідчують особу засновників (паспорт, водійське посвідчення або карта постійного резидента)
  • Підтвердження адреси (рахунок за комунальні послуги або банківська виписка)
  • Реєстраційний збір, розмір якого залежить від форми власності та кількості акцій

Після прийняття пакету реєстратором вам надсилають свідоцтво про реєстрацію корпорації (Certificate of Incorporation), яке підтверджує юридичне існування компанії в провінції.

Отримання Business Number (BN) у CRA

У наступному крокі слід звернутися до Canada Revenue Agency (CRA) для отримання Business Number (BN) — унікального дев’ятизначного коду, який використовується в усіх федеральних взаємодіях: податки, ПДВ (GST/HST), утримання податку на доходи працівників (Payroll), імпорт-експорт (Import/Export) тощо. Щоб подати заявку на BN, можна скористатися онлайн-порталом CRA або надіслати заповнену форму RC1 поштою або факсом. У декларації вказують основний вид діяльності (NAICS code), дату початку бізнесу, контактні особи та способи отримання повідомлень. Після обробки заявки CRA зазвичай надсилає підтвердження протягом одного тижня.

Реєстрація в програмі GST/HST

Наступним завданням є реєстрація у програмі GST/HST, якщо ваші очікувані прибутки перевищують поріг 30 000 CAD на рік. Процедура аналогічна подачі на BN, але потребує окремої заявки на рахунок GST/HST. Підприємці, зареєстровані добровільно, можуть скористатися пільгами Input Tax Credits, а обов’язкова реєстрація стає необхідною при досягненні вищезгаданого порогу.

Провінційні дозволи і ліцензії

Крім федеральних реєстрацій, більшість бізнесів у Калгарі потребують провінційних дозволів і ліцензій. Наприклад:

  • Роздрібні продавці звертаються до Alberta Gaming, Liquor and Cannabis Commission
  • Заклади громадського харчування — до Alberta Health Services
  • Будівельні компанії — до відповідних відомств

Для отримання Provincial Licence або Permit слід подати заявки з описом видів діяльності, планом безпеки, специфікаціями приміщень та довідками про відсутність судимостей керівників. Документи перевіряються інспекторами, і після успішного проходження візиту вам видають дозвіл, який слід оновлювати щороку чи за регламентом.

Реєстрація в WCB та Payroll Account

Якщо у штаті будуть наймані працівники, потрібно виконати два додаткові кроки:

  1. Workers’ Compensation Board (WCB Alberta)

    • Заповнити Employer Registration Form, вказати галузь, оцінний річний заробіток і кількість працівників
    • WCB визначить щорічні внески до фонду страхування працівників

  2. Payroll Account у CRA

    • Заповнити форму RC1 або подати заявку онлайн
    • Звітувати про заробітну плату, утриманий податок і страхові внески

Дозволи для імпорту/експорту

Однією з важливих процедур є отримання номерів і дозволів для імпорту та експорту, якщо ви плануєте такий вид діяльності. За тим самим BN можна додати програму Import/Export через My Business Account. Після активації ви отримаєте Import/Export Account, який дозволяє подавати документи CBSA, сплачувати мита та подавати декларації про вивіз. Для специфічних товарів (харчові продукти, хімічні речовини) може знадобитися сертифікат від Health Canada або CFIA.

Відкриття корпоративного банківського рахунку

Для відкриття банківського рахунку вам знадобляться:

  • Certificate of Incorporation
  • Business Number
  • Articles of Incorporation або договори партнерства
  • Паспортні дані уповноважених осіб
  • Підтвердження адреси

Після відкриття ви отримаєте корпоративну дебетову картку та доступ до онлайн-банкінгу, що значно спростить фінансовий облік і платежі контрагентам.

Поради для успішного старту

Хоча детальний перелік документів може здатися надмірно об’ємним, правильна підготовка на кожному етапі дозволить уникнути зайвих запізнень і непорозумінь із контролюючими органами. Для зручності рекомендується скласти чек-ліст із усіх необхідних форм, сертифікатів і дозволів, а також врахувати час на їх обробку:

  • BN — кілька днів
  • NUANS і реєстрація корпорації — до двох тижнів
  • Провінційні ліцензії — до кількох тижнів

Дотримання встановлених процедур гарантує, що ваше підприємство в Калгарі розпочне діяльність на легальній основі, а адміністрування бізнесу проходитиме гладко й ефективно.